辦團慶需要做到的細節

我寫下這次團慶看到的幾個點,MEMO起來。以供有緣人力求精益求精之用!其實講很多,沒什麼特別厲害的,唯「注重細節」即可,全部的細節有注意到,「精緻」,就出來了……



展場

1.  要把該貼的貼起來該遮的遮起來。若經費許可,就整場用輸出品背膠黏起來。無論地上、四壁都可以做平面設計,用輸出黏好。若經費不許可,則偷學人家用壁紙的方法,買大量的白報紙、牛皮紙、道林紙類貼起來(紙可跟紙行訂貨)。黏貼的方法,用糨糊或壁紙糊,用刷子刷牆壁再黏。撤場時,用大量的水擦洗就不會有痕跡。
2. 展場設計有邏輯。評估展場大小,務必精準地量出現地尺寸,之後才能預估輸出或FRP的大小與數量。後端產出的數量決定,才能決定前端可給予的資訊量。
3. 開幕當天,要準備接待桌、桌布(記得燙過!)、名片盒、鮮花數束(有花瓶)、簽名簿。若有長官致詞,請準備麥克風桿(要裝飾)

慶祝大會會場

1. 貴賓席要事先指定,用紅紙或鮮明的紙貼好座席、名字。
2.貴賓接待室需備點心與茶水。另外人力許可的話,還要在外面找個人當傳令兵,以備不時之需。
3. 會場入口,不應設在後方,是在前方。本次大會,貴賓一進來,就被大輸出品擋住,然後被帶往後方。這樣不妥。
4. 會場有音控、布景控制、舞台控制、活動催場……等細節控管人員。但最重要的,需要一名總控全場的導演。以上這些人員,需要用無線電對講機(最好有耳MIC)來相互聯繫。
5. 指揮人員要多訓練。要有當大指揮家的氣勢。

6. 司儀,不要像報稿子。講話要有抑揚頓挫,能掀起整場氣氛。要把它當舞台劇一樣。

7. 無論司儀或主席位置,一定要有麥克風桿,然後也要裝飾過。麥克風要測試會不會噴MIC,若器材許可,講話的時候要盡量靠近麥克風。

8.  貴賓蒞臨時,找誰去接,也是重點。最好是找團內官位最大的(目前看來應該是羅局長)陪同主任委員去接。

9. 座椅要標齊對正。各區要坐哪些人,都要先安排好,貼好座席表。

10. 預演不隨便。不要嘻皮笑臉。若有不順,要多預演幾次。
11. 音樂:會場要有配樂,每個流程也要有配樂。配樂則要精心挑選與設計,進退場的搭配也要跟著音樂走。

紀念刊物

這……實在太多了

待續……想到的時候繼續補完


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青平補充

團友酒會結束後 離開福格飯店後 到大祐家泡茶打屁,常常很多的idea 都是從這種「非非活動」中所激發的。看似鬼扯蛋 但又語重心長的希望團部更好
這次沒擔任團慶工作人員 坦白說 不方便有所批評
怕被批評只放馬後砲 只會說 該做事時 都沒看到人

感謝大祐的厚愛 希望我提供些意見
如同之前大祐所說 目前團內服務員的工作內容
很少人是與會展或公關活動相關的 所以就疏忽了很多細節
目前我在台灣觀光協會上班 比大家接觸到較多的活動場面
我們也在國內或國外有辦理一些類似活動經驗
以下是一些當天看到的問題 提供參考

1.報到台

器材如下:
(1)報到桌(最好是有桌巾,一來美觀,另一方面是可以遮住 視線,桌線可擺放東西

(2)簽名簿與簽字筆:此次我們的簽名冊太過於簡略,最簡單方式就是去書局買紅色簽名冊,隆重又大方。第一頁需空格起來,保留給參加貴賓們簽名用,此一小動作會讓參加貴賓們覺得受尊重,備受禮遇。
(3)謝卡:提供贈送花籃的單位
(4)報到牌:放置報到牌可使辦到手續較有秩序不紊亂
(5)座次分配表:雖說團慶活動參加者多為團員,但慶祝大會場地座次分配需要做規劃,並製作分配表讓負責報到夥伴容易引導告知參加人員,尤其是團友、外團夥伴、貴賓等人員,人生地不熟的,如果報到時無法知道她們的座次再加上沒人招呼的話,會產生不好的印象。
(6)胸花:對於貴賓或團內重要幹部需準備胸花佩帶,如預算不足的話,可至書局買建議的貴賓胸花(塑膠製有寫貴賓字樣)。之所以為貴賓就是要比別人特別、受禮遇尊重的,胸花一戴上就不自覺的有榮耀感。
(7)名片盤(盒)與「惠賜名片」牌:請來賓或團友惠賜名片,最為收集情報的來源
以上是在慶祝活動報到台所需最基本的器材,不同的場合可能就會有其他的道具需求。報到台是所有參加者的第一個關卡,除了接待人員需態度和善外,如何使報到手 續流暢有順序,讓與會貴賓備感禮遇與溫馨的感覺,這都需要設計安排的。其次提供禮品的時間點也須考量,是否可於結束後提供?該如何給?都可因活動內容做調整。
此次又有另外一個販售紀念品的台子在活動中心內,坦白說我不太懂當初設立在內部的用意為何,如果要的話可將活動規模作大,例如25週年團慶時,為了募款有做一跳蚤市場賣一些童軍文物或商品。

2.活動的成功因素

活動的成功絕對是被精心「設計」,從入場到離開,包含中間的過程、座位安排……,是種種「心機計較」下的產物,其中包含了種種的學問。以下就當日看到的問題,給予建議:
(1) 動線設計:入口處被簽名布幕與帳篷擋住,一般很少會如此設計,除非是因為場地影響或故意設計讓貴賓穿過人群中,才會由後面入場,否則一定是讓貴賓進場時讓 所有人都注意到她們,另一個意義就是大頭們來了,準備開始囉!此時司儀也會配合著宣布讓我們歡迎今天的貴賓xxx進場(如有音樂的話,可配合),製造出一種氣勢來。
(2)慶祝大會活動布條看板太粗糙,可能為了節省經費,甚至紅色布條用連接的,我想這絕對不是我們號稱募款80萬所應該呈現的。所有慶祝大會的看板是最為重要,活動名稱內容絕對不能錯誤的,也是與會貴賓會特別重視去多看兩眼的地方,但此次的布條看板不但皺摺多且用接的,我想貴賓們雖是不 說,但印象絕對不好。另外布條看板的高度與位置都需特別考量,因為以這次的為例,布條看板與舞台前緣貼齊,對於拍照者有很大困擾,如果要特寫致詞者,活動名稱進不去,活動名稱進的去,人就只剩一小點,這也是往後需注意的。
(3)投影機建議設置於兩側,以避免影響中央走道動線。如擺放在中間的話,也需注意當有人在中間致詞時,需將投影機光束遮住。
(4) 貴賓們的位置可事先規劃好,貼A4紙張紅色字條在椅子上,讓帶位者與貴賓很清楚的知道自己座哪。另外也可規劃好外團與團友位置,讓她們進場就可知道自己可 座哪裡(當然是往前擺),設計好蘿蔔坑,讓她們對號入座,否則絕對沒人想往前座,大家都往後擠,中間空著感覺會不舒服,拍照取景也困難。
(5)場地佈置可簡單隆重,但不要用地舖與外帳佈置,整個氣勢與感覺都是不對的。可依此次活動的主題來規劃,下次有機會的話,不妨集思廣益來策劃。
(6)外賓接待也是一大重點,接待人員、貴賓室安排與布置、出場時間點、出廠動線……,等等的細節都須掌握,並且須與司儀互相搭配,所以就需要一位控場人員,掌握活動中的各項流程接續。
(7) 所有的表演活動、音樂配合、電腦操作應該配合司儀與流程彩排過依次。所有的彩排活動須於報到開始前作業完成,不應該還有各團陸續的上舞台或在場地內排演, 這會使現場紊亂沒秩序,另外表演活動提前曝光也會使活動缺乏驚喜。可能當天寒流大家都擠在活動中心內,往後活動可與各團長溝通好報到時間。
(8)對於日本貴賓可提前請她們提供致詞稿,一來讓日本貴賓覺得我們的活動是有提前作業的,有規劃的,另一方面也讓翻譯者提前得知致詞內容,以避免當日翻譯的窘境,畢竟羅資並非專業翻譯人員,除非是確定了像BALA這樣的日文高手當翻譯,否則「準備」是絕對必要的。
(9) 司儀需提前準備好司儀稿,並且提前做練習。其次司儀在活動前需再次與主任委員作流程與貴賓確認,有沒有誰臨時出席或取消?是否要增加致詞人?致詞順序有無 作調整?....眾多的臨場狀況都需靠司儀來調整與處理的,當日的狀況其實主任委員也臨時被請來當了司儀,或許是要表現熱情,但應該也是因為司儀沒與他再次確認最後流程吧?!另外活動中傳遞麥克風、麥克風數量的掌控與運用其實也都是需要注意的,當天好像都是主任委員協助介紹並拿麥克風,其實這都是一些小細節, 但這就是成功與否、流程流暢的關鍵處。
(10)缺少細部流程表:流程表應該提供給服務員或工作人員,如此可隨時給予協助。
寫到這邊我知道還有些問題點沒寫出來,但可能忘了,也可能辭不達意。後續如有想到的話 再補充上來。
這兩年來因工作關係參與、舉辦了較多活動,也知道所有的活動都是需要用錢去堆砌出來的,也都是靠所有的專業人員配合(司儀.燈光音響……等)
團內可能沒有這麼多的預算去搞這樣的活動,但在我們有限的經費下 其實只要多用一點心 多注意些細節 活動一樣可辦的很成功。

延伸閱讀

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