關於辦團慶這檔子事

結束了。就在12/19,一場大拜拜結束了。下一次,又是五年後。到時還會不會繼續?誰知道……

歷經近一年的籌備,淡江團的35週年團慶結束了。要問我的感覺,我覺得,透過一場大活動來凝聚全團的動力,這是值得的。但是,換個角度來看,花那麼多錢與時間,效益是否達到,則值得深思。

對於這次團慶,我接觸比較多的是團刊與生活展。先不提團刊,看一下生活展。我覺得,生活展是成功的,每五年辦一次展,除了對外展現成果,同時也是內省的步驟。從展中,勉強可以看到我們在過去五年的努力,展結束後,還是覺得很多東西沒有放出來,比如去華人大露營的營報、歷屆團刊……這些成果,同時也可以突顯出我們社團與其他社團的相異點。 

辦展


五年前那次,我就曾經與那時的策展人(27ETC,宗振)談過,辦展,要立體來看,從一開始的概念,結合現場的展品、布置到最後端的公關行為,要邀請哪些貴賓來?首要貴賓是誰?這些前中後的因素結合在一起,正所謂「立體」的概念。

從這個概念看這次的展,在前、後我覺得有所不足,比如說,從這次的「童軍生活展」主題來看,話說「童軍即生活」,可是展品與展場規劃似乎看不到太多「生活」的影子,仍舊是利用許多輸出海報與童軍文物塞滿展場。

在後端的公關行為,更有所不足,宣傳、公關邀請都沒做到好, 殊為可惜。但值得一提的,是在中間的產出,幾位羅資伙伴在組長仁杰、服務員JEFF、秋緯的帶領下,迅速地在兩週之內,將海報、展品、現場布置籌備完畢,並在12/12當天如期展出,這真是值得鼓掌!在效率與成績上,這幾乎可以打上八十分了!

就我對展場的概念來說,確定接展後,第一件事是企畫,將本展的核心概念、展出形式、展品內容……整體考量並撰成企畫書;其次則是規劃現場,將尺寸、平面圖皆備好,之後開始決定現場布置的方法,若決定以輸出包裝,則要確認輸出量,這決定了整體展場成本的多寡。這次我們的生活展,似乎到很後面才將這兩件大事做好,倒是有點本末倒置。

過來就是我熟悉的團刊。

團刊

經過上次剛毅11期《郝老師紀念特刊》的經驗後,這次因個人職場生涯的因素,將總編輯的重任交給在校資深團伙伴陳力瑜。當然,力瑜對於編輯事務的陌生,是不可否認的事實,而事前對團刊的規劃,或多或少也因這個緣故有所變更。本來要策劃兩個採訪專題,後來因為人力與時間的不足,縮少到一個專題,而這個專題,最後也只寫出四篇專訪文章。不過,這畢竟是第一步,讓我們的伙伴自編、自採、自寫。相信有參與到的力瑜與泰均,對於他們主掌的採訪,能有更進一步的體會。

一開始,很畏懼編團刊。倒不是因為事務繁重(我從來不是怕事的人),怕的是又像以前,只有幾個人一頭熱,團部其餘的人對於團刊仍舊是不當一回事。 另一方面,我怕,花了那麼多心思做出來的東西,到底有誰會把他當一回事呢?有沒有人會認真閱讀他,把裡面的錯誤挑出來?

做到後來,我釋懷了。有道是:「歡喜做、甘願受」,有時看看以前的團刊,先不論更早的油印本、影印本、照相製版本,看到20週年、25週年、30週年以及郝老師特刊,看到以前人走過的足跡,留下的腳印,觸摸著泛黃的紙張,好像又回到從前。我想,就算看的人不多,我們這些辛苦的團刊編輯,至少為後來的淡江童軍團伙伴留下一點當代的紀錄。未來,那些伙伴看著這本35週年團刊,他們會說什麼呢?也許,他們也會慶幸,有人在那時候為團部留下一點紀錄!

團友

接下來,是團友會的部分。每逢大團慶,就是團友回娘家的日子。五年前,在鄧公路文宏廣場辦桌,那次真是太驚人了,幾乎我在校時有遇到的每位伙伴都出現了,光翱鷹就坐了兩桌還是三桌,更別提其他的小隊伙伴們。這次,不知道為何,總覺得團友來的不多,不知到團友會有無聯繫,除了發EMAIL之外,是否有特別的行動來通知團友們。猶記得20週年與30週年,團友會與在校生皆強力動員,打電話催促團友回娘家,這次,似乎沒有這樣做?好像連邀請卡也沒有寄發?希望是我搞錯了。

在福格聚餐時,依例會有各屆團友上台自我介紹。到最後一位,第1ETC邱永豐先生上來,全體團友起立歡呼,孝聰說:「沒有他,就沒有我們!」我真的掉眼淚,雖然只是一個晚輩,在那時,我真的慶幸,我是這個歷史悠久社團的一員!還好我在這裡。

可惜的是,這次羅資伙伴因為急於撤場,並無法前來參與餐會,沒辦法看到眾團友的風采。永豐學長輕描淡寫地說:「我們沒有做什麼事,只是將一株幼苗種下。」天知道,現在這株幼苗已經長大了,成為可提供200人庇蔭的大樹!這席話,說給我們這些畢業多年的團友們聽,沒有太大意義,多是白頭宮女話當年,更重要的,應該把這些話講給羅資伙伴,讓他們看到前人篳路藍縷的樣子,是否會有點感動?是否會再更努力將樹拉拔長大?

集會

儀典,向來是本團最強也是最弱的一環。為何這樣說的如此顛三倒四?最強,是因為前總團長BALA、前主任委員郝老師、現任主任委員黃大哥,三者皆出身於公關界、官場、學術界,這三界對於儀典的安排格外用心與細膩;弱的是,除了這三位,似乎其他伙伴都不是台面上人物,比較多從事業務、PM、RD,對於公關性質濃厚的儀典,格外陌生。

這次團慶儀典,自然也是破洞連連。除了整體安排不妥當,事前的演練不確實,加上沒有控場人員,所以儀典還是像以前一樣亂糟糟,貽笑大方。會後,我與青平談到這些問題。事實上,青平也是這類公關活動的高手,他提示了很多要點,比如現場控場人員(導演)、儀典布置、司儀、貴賓室布置、如何迎接貴賓、貴貴席位……等等。下次,也許有機會讓我與青平擔任集會長,試試看有無更好的表現。

羅資

其實,從這次羅資的表現,很擔心是否會有下次大團慶。除了擔任工作人員的伙伴以外,其餘的羅資竟幾乎沒來參加,有來的伙伴,也沒有穿全標,將自己當成「客人」,而不是主人……這是很詭異的事情。一葉知秋,這代表羅資內部管理已經有很大的問題。淡江童軍團畢竟是建基於羅資之上,沒有了羅資,我們仍會繼續,但就不足以稱為淡江「大學」童軍團,而只是一個泛淡水社區的童軍團了。

寫了很多,不知道有無人看見。寫部落格就是如此尷尬,寫在自己的格上,便是不想讓太多人看見,但是,又害怕自己的文字毫無曝光。不過,這也像是做團刊,雖然看到的人不多,畢竟我已將這段足跡記錄下來,讓有緣人得見。



延伸閱讀

→ 辦團慶需要做到的細節

→凡經我手 必使其更美好?!